Kenali Sistem Manajemen Payroll Berteknologi RPA, Kelola Pembayaran Gaji Makin Mudah

JAKARTA, iNews.id - Saat menjalankan bisnis dengan melibatkan banyak karyawan, sistem penggajian atau payroll tentu menjadi hal penting yang wajib diperhatikan agar tidak terjadi berbagai kesalahan penghitungan gaji karyawan. Sebab, penghitungan yang tidak akurat akan menjadi masalah besar bagi para karyawan.

Tak heran, jika pengelolaan payroll kerap menjadi tantangan bagi tim Human Resources (HR), dibutuhkan keterampilan dan ketelitian. Apalagi, banyaknya komponen yang perlu dihitung dan berbeda-beda setiap karyawannya menambah penghitungan gaji menjadi semakin rumit. Kemudian menyusun struktur dan skala upah yang membutuhkan analisis cermat dengan mempertimbangkan peraturan bagi pekerja dan tujuan perusahaan.

Di era digital dengan teknologi yang semakin berkembang, telah hadir berbagai inovasi yang dapat membantu pekerjaan tim HR. Salah satunya adalah aplikasi pengelola payroll yang membantu penghitungan gaji agar lebih akurat. 

Nah berikut ini beberapa keuntungan menggunakan aplikasi payroll. 

1. Lebih efisien 

Dengan menggunakan aplikasi, pengelolaan data dan sistem manajemen payroll jadi semakin cepat dan akurat. Lantaran, HR tidak perlu menghabiskan banyak waktu dalam melakukan berbagai tahapan payroll. Dengan begitu, mereka dapat mengerjakan pekerjaan lainnya sehingga lebih efisien dan efektif. 

Dengan waktu dan tenaga yang lebih efisien dan efektif, human error yang bisa menimbulkan berbagai kesalahan dan mengakibatkan kerugian bisa diminimalisir. Oleh karenanya, pemanfaatan aplikasi payroll dibutuhkan oleh para perusahaan. 

Salah satunya, sistem payroll processing dari Infomedia yang memudahkan perusahaan dalam memperbarui data karyawan, proses, dan laporan penggajian. 

2. Terintegrasi dengan sistem HR lainnya

Penggunaan aplikasi payroll tentu untuk mempermudah pekerjaan tim HR, termasuk dalam mengelola data karyawan secara keseluruhan. Hal ini bisa dilakukan karena sistem manajemen penggajian dapat terintegrasi dengan sistem HR lainnya dalam memastikan data yang digunakan telah sinkron dan konsisten. 

Selain memastikan data karyawan dengan benar, aplikasi payroll ini juga bisa terintegrasi dengan sistem tata kelola dan regulasi perusahaan yang dibutuhkan, terutama untuk memastikan pengaturan tunjangan telah sesuai atau belum dengan peraturan dan kebijakan ketenagakerjaan yang berlaku. Kemudahan ini juga membantu perusahaan terhindar dari sanksi atau penalti yang ditetapkan oleh regulator. 

3. Terus berinovasi 

Teknologi yang berkembang pesat, membuat berbagai aplikasi terus berinovasi, termasuk sistem pengelola payroll yang saat ini telah didukung dengan implementasi teknologi Robotic Process Automation (RPA). 

Sebagai informasi, teknologi RPA menggunakan script otomatis atau bot yang dirancang untuk menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan akurat. Dengan demikian, penggunaan RPA pada aplikasi pengelolaan payroll dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan kepuasan karyawan dalam penghitungan gaji karena bisa meminimalisir kesalahan. 

Tak hanya itu, teknologi baru yang membuat aplikasi payroll semakin baik ini adalah adanya tingkat keamanan yang tinggi, sehingga data karyawan dapat terlindungi dari kebocoran atau ancaman peretasan. Teknologi RPA juga disokong dengan audit yang ketat dan detail dalam melacak data. 

Sistem Payroll dengan Teknologi RPA

Seperti yang telah dibahas di atas, sistem manajemen payroll dengan teknologi RPA memberikan berbagai keunggulan, di antaranya efektivitas waktu, ketepatan, kepatuhan, skalabilitas, hingga meningkatnya kepuasan karyawan. Bukan tanpa sebab, teknologi RPA ini memang memiliki peran penting pada aplikasi payroll.

Sesuai dengan namanya, teknologi RPA dapat diimplementasi untuk otomatisasi pengumpulan dan pengolahan data karyawan dari berbagai sumber, penghitungan gaji yang cepat dan akurat, integrasi data penggajian karyawan dengan software maupun sistem keuangan perusahaan lainnya, pembuatan slip gaji, hingga pembayaran gaji yang tepat waktu. 

Bahkan, teknologi canggih satu ini juga dapat membantu memastikan tahapan penggajian berjalan lancar. Berikut cakupan penggunaan RPA dalam penggajian. 

1. Kelola data payroll 

Teknologi RPA dapat digunakan untuk membantu mengelola data payroll dengan cara mengintegrasikan dan memvalidasi data penggajian dari berbagai sumber. Hal ini untuk memperbarui data setelah adanya perubahan dan memastikan jika data tersebut benar. 

2. Gaji dan bonus

Penghitungan gaji dan bonus yang meliputi upah lembur, bonus, tunjangan, dan komponen lainnya dapat dihitung dengan cepat dan akurat. Bahkan, penghitungan tersebut juga berdasarkan kebijakan yang diberlakukan oleh perusahaan. 

3. Melacak administrasi tunjangan

Penggajian melalui aplikasi payroll yang berteknologi RPA akan memungkinan untuk melacak dan memperbarui langganan juga pendaftaran secara mudah. Misalnya, asuransi kesehatan.

4. Penghitungan pajak

Teknologi RPA ini juga membantu karyawan dalam menghitung dan melaporkan pajak. Selain itu, aplikasi payroll dengan RPA juga memastikan proses pengelolaan upah perusahaan telah sesuai dengan kebijakan undang-undang perpajakan yang berlaku. 

5. Transfer gaji 

Aplikasi pengelola payroll yang menggunakan teknologi RPA juga dapat melakukan pembayaran gaji secara otomatis yang dibayarkan tepat waktu ke rekening karyawan. Selain itu, teknologi ini juga bisa meminimalisir kesalahan transfer gaji. 

6. Laporan payroll

Penggunaan teknologi RPA juga mencakup pada membuat berbagai laporan penggajian secara otomatis yang akan membantu kinerja tim HR.

Aplikasi pengelola payroll yang didukung teknologi RPA tentu sangat membantu efektivitas dan efisiensi pekerjaan tim HR. Belum lagi, akurasi data yang dapat meminimalisir kesalahan. Nah, Anda bisa menggunakan layanan payroll processing berteknologi RPA dari Infomedia. 

Software dari Infomedia ini memberikan layanan end-to-end yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola fungsi yang ada dengan fitur Employee Self-Service. Dikemas dalam Software as a Service (SaaS) membuat sistem ini dapat digunakan kapan saja dan di mana saja oleh tim yang memiliki akses. 

Sebagai penyedia solusi Business Process Outsourcing atau BPO yang telah beroperasi selama 24 tahun dan menangani lebih dari 600 perusahaan, Infomedia juga memiliki berbagai layanan Shared Service Operation (SSO) lainnya yang dapat membantu meningkatkan digitalisasi proses bisnis. Istimewanya, layanan dari Infomedia ini selalu mengedepankan teknologi digital dalam mengakomodir proses bisnis back-office perusahaan. 

Pengelolaan fungsi back-end perusahaan dengan dukungan teknologi 3A (Automation, AI, dan Analytics) melalui tiga bidang layanan, antara lain human resources services (HumanVue), finance services (FinVue), dan procurement services (ProVue). 

Dengan menggunakan layanan SSO dari Infomedia, data perusahaan akan dikelola dengan standarisasi yang tinggi dan tersentralisasi. Tentu saja, hal tersebut guna membantu meningkatkan produktivitas, efektivitas, dan efisiensi sdm untuk mengembangkan core business perusahaan. 

Sangat menarik, ya. Yuk segera beralih menggunakan payroll processing berteknologi RPA dan berbagai layanan SSO lainnya dari Infomedia sekarang juga!